Pengarsipan Surat Lebih Mudah dengan AMS

Alhamdulillah, tulisanku masuk ke Majalah Pointer milik PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Edisi 15/X/2014 (plus dapet honor pertama, hihi & sekaligus terakhir dari Majalah Pointer yang gak bakal diprint-out lagi, hiks).

Berikut hasil tulisanku .........

PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel serius mendukung visi PT PLN (Persero) untuk menjadi Perusahaan Kelas Dunia. Salah satunya dengan menerapkan sistem berbasis Teknologi Informasi dalam pengelolaan data perusahaan, termasuk masalah surat menyurat.

Kamis, 19 Juni 2014 Bidang SDM dan Umum KITSBS mengundang perwakilan Sektor dan sub bidang di lingkungan KITSBS untuk pelatihan Aplikasi Manajemen Surat atau yang disingkat dengan AMS. AMS ini akan menggantikan posisi OA (Office Automation) yang telah dipakai oleh KITSBS setahun belakangan ini.

Pukul 09.00 WIB pelatihan AMS dibuka oleh Bapak Budi Widi Asmoro (Manajer Bidang Enjiniring) KITSBS sebagai bentuk kesungguhan PLN KITSBS untuk menerapkan aplikasi ini. Setelah pembukaan, pelatihan dilanjutkan dan dipandu oleh Tim dari PLN Distribusi Jawa Timur (Disjatim). Dengan lancar Bapak Rasid memaparkan AMS yang telah diterapkan di Disjatim sejak beberapa tahun yang lalu. Menurut informasi dari Bapak Rasid, AMS ini lebih compatible menggunakan browser Mozilla Firefox karena setelah bertahun-tahun diterapkan di Disjatim AMS tidak menemui kendala. Setelah penjelasan sekilas tentang AMS selesai, Bapak Rasid pun mengajak para peserta untuk langsung mempraktekkan aplikasi tersebut.

Pertama-tama Bapak Rasid memandu peserta untuk melakukan registrasi user. Registrasi user ini memakai username dan password email korporat. Setelah peserta login, akan tampil beberapa data yang perlu diisi di antaranya wilayah kerja (KITSBS atau Sektor), bidang tempat bertugas dan jabatan pegawai saat ini. Setelah semua data diisi, pegawai yang bersangkutan dapat mengklik tombol submit. Jika registrasi telah dilakukan, pegawai diminta menunggu 1x24 jam untuk mendapat verifikasi dari admin AMS. Namun biasanya proses verifikasi ini tidak memakan waktu lama jika data yang perlu diisi tadi telah diisi secara sempurna. Setelah diverifikasi, pegawai dinyatakan telah siap untuk menggunakan AMS ini.

Setelah memastikan tidak ada kendala dalam proses registrasi, Bapak Rasid mengajak para peserta ke step selanjutnya yaitu cara menginput surat masuk. Sebelum melakukan proses input surat masuk, sekretariat perlu menyiapkan softcopy surat yang akan diinput dalam format PDF. Konsekuensi dari penerapan aplikasi ini adalah harus tersedia mesin scanner yang memadai. Tentu hal ini sebanding dengan output yang dirasakan semua pegawai dengan terealisasinya AMS ini. Semua pegawai dapat dengan mudah mencari surat yang mereka perlukan dan mereka dapat mencetak sendiri surat tersebut dari komputer mereka masing-masing. Sangat menghemat waktu dan tenaga para pegawai, serta sangat efisien bagi perusahaan dalam hal penggandaan surat.

Pelatihan ini diramaikan dengan pertanyaan dari para peserta dan diterima dengan baik oleh Bapak Rasid dan Tim Disjatim. Pukul 17.00 WIB pelatihan AMS ditutup.

Senin, 23 Juni 2014 dilakukan Launching Aplikasi Manajemen Surat (AMS) yang bertempat di PLN Sektor Bukittinggi. Per 1 Juli 2014 PLN KITSBS berkomitmen melakukan Go Live AMS.